Zasady udostępniania

Od dnia 3 lutego 2021 roku czytelnie działają w obostrzeniu sanitarnym. szczegóły pod linkiem:   

 Wznowienie działalności Czytelni Archiwum Państwowego w Płocku

ZASADY UDOSTĘPNIANIA AKT

Materiały archiwalne udostępniane są na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z niniejszą ustawą każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych. Dostęp ten podlega jednak ograniczeniu:

  • w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych i tajemnic ustawo chronionych,
  • ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych,
  • ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego, czyli ze względów konserwatorskich.

Ponadto niżej wymienione rodzaje materiałów archiwalnych podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:

  • aktów stanu cywilnego – 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, 80 lat – ksiąg małżeństw i zgonów,
  • indywidualnej dokumentacji medycznej – 100 lat od sporządzenia ostatniego wpisu,
  • aktów notarialnych i dokumentacji ksiąg wieczystych – 70 lat od sporządzenia aktu lub wpisu,
  • spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych – 70 lat od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postępowania,
  • ewidencji ludności – 30 lat od jej wytworzenia,
  • dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców – 50 lat od ustania stosunku pracy.

Powyższych ograniczeń nie stosuje się, jeżeli zainteresowana osoba posiada szczególne uprawnienia albo realizujące cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które potwierdzi na piśmie.

Archiwum udostępnia materiały archiwalne w formie bezpośredniej – umożliwiając zainteresowanym zapoznanie się z oryginałami dokumentów w czytelni oraz w formie pośredniej – przekazując informacje zawarte w aktach w postaci pisemnej odpowiedzi lub reprodukcji dokumentu – na wniosek zainteresowanego. Udostępnienie archiwaliów do wglądu w czytelni jest bezpłatne. Inne formy udostępniania związane z wyszukiwaniem archiwaliów, opracowaniem informacji przez pracowników lub sporządzaniem reprodukcji stanowią usługę odpłatną.

Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w czytelni składa Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego zawierające m.in. dane użytkownika. W odniesieniu do archiwaliów o dostępności prawnie ograniczonej wymagane jest również udowodnienie uprawnień do zapoznania się z ich treścią albo przedłożenie formalnego pełnomocnictwa osoby uprawnionej. W uzasadnionych przypadkach dyrektor Archiwum może odmówić udostępnienia akt.

Udostępnia się wyłącznie archiwalia zewidencjonowane, tzn. wyposażone w pomoce ewidencyjno-informacyjne. W przypadku, gdy archiwalia są zmikrofilmowane lub zdigitalizowane, nie udostępnia się oryginałów. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępnia się na podstawie wypełnionego czytelnie zamówienia (rewersu). Informacje o archiwaliach niezbędne do złożenia zamówienia wyszukiwane są przez użytkownika zasobu samodzielnie.

Na zlecenie użytkownika Archiwum wykonuje odpłatnie skany i kserokopie z materiałów archiwalnych wg obowiązującego cennika usług archiwalnych.

Użytkownik może także nieodpłatnie wykonywać fotografie cyfrowe własnym aparatem, informując o tym pracownika obsługującego czytelnie oraz stosując się do warunków określonych
w § 6 Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych w czytelniach Archiwum Państwowego w Płocku.

Na pisemny wniosek zainteresowanego Archiwum może czasowo sprowadzić do własnej czytelni mikrofilmy archiwaliów przechowywanych w innych archiwach. Koszt przesyłki w obie strony ponosi zamawiający.