Czytelnie Archiwum Państwowego w Płocku (Centrali i oddziałów w Kutnie i Łęczycy) działają w obostrzeniach sanitarnych. Czytelnie są czynne od poniedziałku do piątku w godz. 9.00 – 14.30. Wizyty można umawiać mailowo na adres w Centrali: sekretariat@plock.ap.gov.pl, w Kutnie: kutno@plock.ap.gov.pl, lub w Łęczycy: leczyca@plock.ap.gov.pl. Wprowadzamy limit udostępnianych jednostek do 15 sztuk.
- Osoba odwiedzająca Archiwum po wejściu do budynku zobowiązana jest poczekać w specjalnie wyznaczonej strefie na osobę, która przeprowadzi z nią dalsze czynności.
- Osoba, która ma widoczne objawy infekcji wirusowej nie będzie wpuszczana do budynku Archiwum.
- Wszystkie osoby odwiedzające Czytelnie Archiwum, z wyjątkiem grupy zwolnionej z tego obowiązku, mają obowiązek zasłonięcia twarzy (ust i nosa) za pomocą maseczki. Analogicznie pracownik Archiwum obsługujący użytkownika ma obowiązek zasłaniania twarzy o ile nie przebywa w wydzielonej osłoniętej przesłoną strefie Czytelni.
- Wszystkie osoby odwiedzające Archiwum mają obowiązek zdezynfekować ręce. Środki do dezynfekcji są umieszczone przy wejściu do budynku i zapewniane przez Archiwum.
- Czytelnie w Płocku, Kutnie i Łęczycy otwarte są dla użytkowników od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00-14.30 z przerwą na wietrzenie i dezynfekcję w godz. 11.30-12.00.
- W Czytelni jednorazowo może przebywać oprócz pracownika jedna osoba z zachowaniem minimum 2- metrowego odstępu. Pracownik nie pomaga w odczytywaniu akt ani nie udziela informacji w odległości bliższej niż 2 metry. Użytkownik zobowiązany jest do stosowania własnych przyborów piśmienniczych.
- Użytkownik poruszać się może tylko w obrębie Czytelni oraz korytarzem do wyznaczonej dla użytkowników toalety. Przed każdorazowym wejściem i wyjściem z Czytelni użytkownik zobowiązany jest zdezynfekować ręce.
- Po opuszczeniu Czytelni przez użytkownika pracownik dezynfekuje stół, krzesło i sprzęt używany przez użytkownika.
- Na wizytę w Czytelni należy umówić się za pośrednictwem poczty mailowej: w Centrali Płocku – sekretariat@plock.ap.gov.pl, Oddziału w Kutnie – kutno@plock.ap.gov.pl, lub Oddziału w Łęczycy – leczyca@plock.ap.gov.pl przesyłając zamówienie (rewers) na materiały archiwalne, a w przypadku pierwszej wizyty w naszej czytelni również wypełnione Zgłoszenie użytkownika. Niniejsze formularze dostępne są do pobrania na stronie internetowej Archiwum w zakładce Udostępnianie – Zasady udostępniania.
- Podczas umawiania wizyty użytkownik zamawia akta.
- Odwiedzający może skorzystać z Czytelni dopiero po otrzymaniu potwierdzenia zawierającego datę i godziny rezerwacji.
- Wprowadza się limit jednej wizyty w ciągu tygodnia dla jednego użytkownika z zastrzeżeniem, że można ją umawiać na tydzień przed planowaną wizytą.
- Wprowadza się limit udostępnianych jednostek do 15 sztuk. Użytkownik wskazuje jednostki z których zamierza korzystać podczas rezerwacji wizyty. Limit nie dotyczy mikrofilmów i materiałów zdigitalizowanych.
- Inwentarz w Czytelni udostępnia wyłącznie pracownik Archiwum. Zaleca się wcześniejsze przygotowanie do wizyty w Archiwum przy pomocy ewidencji znajdującej się w serwisie internetowym szukajwarchiwach.gov.pl.
- Materiały archiwalne przechowywane w magazynach zlokalizowanych w Płocku przy ul. 1 Maja 1b udostępniane są najwcześniej po tygodniu od złożenia zamówienia.
- Akta oraz inwentarze zwrócone przez użytkowników podlegają kwarantannie przez 5 dni. W tym czasie nie mogą być wypożyczane innym osobom.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym aneksem zastosowanie ma Zarządzenie nr 9 Dyrektora Archiwum Państwowego w Płocku z dnia 11 czerwca 2018 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych w czytelniach Archiwum Państwowego w Płocku.
- Dyrektor Archiwum zastrzega sobie prawo odmowy udostępniania materiałów archiwalnych w formie osobistej osobom nieprzestrzegającym niniejszego regulaminu.
- Niniejszy regulamin funkcjonuje do odwołania.
ZASADY UDOSTĘPNIANIA AKT
Materiały archiwalne udostępniane są na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z niniejszą ustawą każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych. Dostęp ten podlega jednak ograniczeniu:
- w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych i tajemnic ustawo chronionych,
- ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych,
- ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego, czyli ze względów konserwatorskich.
Ponadto niżej wymienione rodzaje materiałów archiwalnych podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:
- aktów stanu cywilnego – 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, 80 lat – ksiąg małżeństw i zgonów,
- indywidualnej dokumentacji medycznej – 100 lat od sporządzenia ostatniego wpisu,
- aktów notarialnych i dokumentacji ksiąg wieczystych – 70 lat od sporządzenia aktu lub wpisu,
- spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych – 70 lat od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postępowania,
- ewidencji ludności – 30 lat od jej wytworzenia,
- dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców – 50 lat od ustania stosunku pracy.
Powyższych ograniczeń nie stosuje się, jeżeli zainteresowana osoba posiada szczególne uprawnienia albo realizujące cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które potwierdzi na piśmie.
Archiwum udostępnia materiały archiwalne w formie bezpośredniej – umożliwiając zainteresowanym zapoznanie się z oryginałami dokumentów w czytelni oraz w formie pośredniej – przekazując informacje zawarte w aktach w postaci pisemnej odpowiedzi lub reprodukcji dokumentu – na wniosek zainteresowanego. Udostępnienie archiwaliów do wglądu w czytelni jest bezpłatne. Inne formy udostępniania związane z wyszukiwaniem archiwaliów, opracowaniem informacji przez pracowników lub sporządzaniem reprodukcji stanowią usługę odpłatną.
Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w czytelni składa Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego zawierające m.in. dane użytkownika. W odniesieniu do archiwaliów o dostępności prawnie ograniczonej wymagane jest również udowodnienie uprawnień do zapoznania się z ich treścią albo przedłożenie formalnego pełnomocnictwa osoby uprawnionej. W uzasadnionych przypadkach dyrektor Archiwum może odmówić udostępnienia akt.
Udostępnia się wyłącznie archiwalia zewidencjonowane, tzn. wyposażone w pomoce ewidencyjno-informacyjne. W przypadku, gdy archiwalia są zmikrofilmowane lub zdigitalizowane, nie udostępnia się oryginałów. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępnia się na podstawie wypełnionego czytelnie zamówienia (rewersu). Informacje o archiwaliach niezbędne do złożenia zamówienia wyszukiwane są przez użytkownika zasobu samodzielnie.
Na zlecenie użytkownika Archiwum wykonuje odpłatnie skany i kserokopie z materiałów archiwalnych wg obowiązującego cennika usług archiwalnych.
Użytkownik może także nieodpłatnie wykonywać fotografie cyfrowe własnym aparatem, informując o tym pracownika obsługującego czytelnie oraz stosując się do warunków określonych
w § 6 Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych w czytelniach Archiwum Państwowego w Płocku.
Na pisemny wniosek zainteresowanego Archiwum może czasowo sprowadzić do własnej czytelni mikrofilmy archiwaliów przechowywanych w innych archiwach. Koszt przesyłki w obie strony ponosi zamawiający.