Przedmiot działalności

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

Działalność archiwum prowadzona jest w 3 głównych kierunkach:

Opieka i nadzór nad archiwami zakładowymi

Działalność w zakresie nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym polega na prowadzeniu działalności na tzw. "przedpolu archiwalnym". Archiwum zabezpiecza i nadzoruje dokumentacje już u jej wytwórcy. Celem tych działań jest pozyskanie nowej historycznej dokumentacji zwiększającej zasób archiwum państwowego. Na koniec 2002 r. pod nadzorem Archiwum Państwowe w Płocku znajdowało się 109 jednostek organizacyjnych, tj. urzędów, samorządów, instytucji, przedsiębiorstw państwowych z terenu powiatów: płockiego, sierpeckiego i gostynińskiego.

Polega on na:
ustalaniu jednostek organizacyjnych zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
opiniowaniu wprowadzonych w tych jednostkach przepisów kancelaryjnych, tj. instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt,
przeprowadzaniu kontroli archiwów zakładowych i wydawaniu zaleceń pokontrolnych prowadzeniu ekspertyz dokumentacji, której dotychczasowa kwalifikacja budzi wątpliwości,
wydawaniu zezwoleń na brakowanie, czyli przeznaczenie na makulaturę dokumentacji niearchiwalnej w jednostkach państwowych i samorządowych,
przejmowaniu z jednostek materiałów archiwalnych, które winny się znaleĄć już w archiwum państwowym,
instruktażu i szkoleniu pracowników archiwów zakładowych.


Na przestrzeni ostatnich 30 lat liczba jednostek nadzorowanych ulegała ciągłym zmianom, w sumie było ich ok. 600. Przyczynę tych zmian należy upatrywać we wprowadzonych reformach administracyjnych kraju oraz zmianach ustawowych i interpretacjach prawnych. Ostatnia reforma administracyjna kraju i wynikająca z niej likwidacja województwa płockiego spowodowała wykreślenie z wykazu jednostek nadzorowanych przez miejscowe archiwum Urzędu Wojewódzkiego oraz podległych mu jednostek organizacyjnych. Zmniejszenie stanu tego wykazu spowodował również proces prywatyzacji i likwidacji płockich państwowych przedsiębiorstw, jak np. Fabryki Maszyn Żniwnych "Agromet", Państwowego -Przedsiębiorstwa Zbożowego "PZZ", Stoczni Rzecznej czy Mazowieckich Zakładów Rafmeryjno-Petrochemicznych.

Zabezpieczanie i organizowanie zgromadzonego zasobu.

Opracowywanie zgromadzonego zasobu archiwalnego to głównie:
sporządzanie inwentarzy archiwalnych,
wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych, wydawanie zaświadczeń na podstawie tych materiałów,
prace porządkowe,
racjonalne rozmieszczenie zasobu w magazynach archiwalnych,
ewidencjonowanie zasobu archiwalneg.


Archiwum posiada dla 534 zespołów inwentarze książkowe, dla 71 inwentarze kartkowe, ponadto dla 148 zespołów są spisy zdawczo-odbiorcze oraz dla 1 zespołu - indeks osobowy. Wielkość zasobu zewidencjonowanego na dzień 31.12.2002 r. stanowiła 100%. Największą lukę wśród nie opracowanych zespołów stanowią Akta miasta Płocka z lat 1868-1939. W ciągu ostatnich dwóch lat podjęto prace porządkowe związane z pakowaniem akt w pudła. Rozpoczęto od najstarszych zbiorów, tj. Akt miasta Płocka i notariatów okładanych w szary papier. Działań tych wymaga troska o zabezpieczenie i utrzymanie warunków przechowywania akt. Pracę tę usprawniają programy komputerowe. AP Płock pracuje w oparciu o następujące bazy danych: SEZAM - baza ewidencyjna; IZA - baza do inwentaryzacji zasobu; ELA, PRADZIAD, AFISZ - bazy tematyczne; SUMA, NADZÓR, RAP - bazy użytkowe.

Udostępnianie zgromadzonych archiwaliów

Bogaty zbiór materiałów przechowywanych w Archiwum Państwowym w Płocku w większości posiada pomoce ewidencyjno-informacyjne i jest udostępniany w pracowni naukowej. O zainteresowaniu tymi materiałami świadczy fakt, że w pracowni naukowej udostępnio w 2002 r. ponad 9000 j. a. najczęściej wykorzystywanymi zespołami są: Akta miasta Płocka 1808-1950, akta stanu cywilnego poszczególnych gmin/parafii, Płocki Rząd Gubernialny, Kancelaria Gubernatora Płockiego, Gimnazjum Męskie w Płocku i Naczelnik Płockiej Dyrekcji Naukowej. Materiały archiwalne udostępnia się każdemu, o ile nie narusza to przepisów prawa. Sprawy udostępniania na rzecz osób o obcej przynależności państwowej rozstrzygane są w formie decyzji. Podejmuje ją dyrektor AP Płock. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej zobowiązana jest do złożenia Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego. Obejmuje ono dane użytkownika (na podstawie dokumentu tożsamości z fotografią) oraz charakterystykę zamierzonych badań. W przypadku korzystania z akt dotyczących danych jednostkowych użytkownik zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o przestrzeganiu ustawy o ochronie danych osobowych. Warunkiem poszukiwań genealogicznych jest podanie stopnia pokrewieństwa z osobami, których kwerenda dotyczy. Na pisemny wniosek zainteresowanego AP Płock może czasowo sprowadzić do własnej pracowni naukowej reprodukcje (zwł. mikrofilmy) archiwaliów przechowywanych w innych archiwach państwowych. Do dyspozycji użytkowników służy czytnik. Zamówienie na materiały archiwalne realizuje się po upływie czasu niezbędnego do ich przygotowania do udostępnienia. Zazwyczaj dostarczane są użytkownikowi niezwłocznie po złożeniu zamówienia, najpóźniej w następnym dniu roboczym od otrzymania wypełnionego rewersu. Archiwum Państwowe w Płocku daje możliwość wykonania reprodukcji odnalezionych, w trakcie poszukiwań, materiałów.

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2015-06-26
Data publikacji:2015-06-26
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:Tomasz Piekarski
Liczba odwiedzin:3997